Основных видов деловой переписки несколько – стоит выделить гарантийное письмо, коммерческое предложение, извещение и напоминание. Также есть поздравления, подтверждения, рекламации и оферты.
Какие письма бывают?
Конечно, четкое выделить разновидности деловой переписки сложно – многое зависит от рода деятельности компании, от взаимоотношений между людьми, а также того, как именно они понимают рабочие взаимоотношения. Однако мы постарались выделить самые универсальные виды, с которыми точно необходимо познакомиться каждому.
1. Коммерческое предложение
Это точно один из самых распространенных видов деловой переписки – его отправляют как клиентам, так и потенциальным партнерам. По сути, коммерческое предложение представляет собой документ с описанием возможностей, услуг, с указанием цен. Он пригодится, если вы планируете начать с кем-то сотрудничество.
2. Гарантийное письмо
Этот вид письма используется, если вам необходимо подтвердить желание/намерение выполнить свои обязательства. Например, об оплате продукции или о поставке каких-то товаров в определенный срок.
3. Письмо-подтверждение
Если в частной беседе далеко не всегда нужно подтверждать получение сообщения, то в рабочей переписке это делать крайне желательно. Для этого существуют письма-подтверждения с кратким, формальным упоминанием того, что входящее дошло до адресата. Не забудьте ознакомиться с правилами деловой переписки по электронной почте.
4. Извещение
Вы уже начинаете понимать, чем определяются виды деловой переписки? Все зависит от того, какой целью руководствуется отправитель. Извещение нужно отправить, если вы хотите о чем-то проинформировать своих клиентов/партнеров. Например, об изменении прайса или о новом графике работы.
5. Напоминание
Не стоит путать с извещением напоминание – это очень популярный вид писем, который особенно любим теми, кто предоставляет определенные услуги. Например, почему бы не напомнить клиенту, что ему пора обновить страховку?
Напоминание влияет как на поддержание лояльности клиентов/партнеров, так и на привлечение внимания к новым продуктам и услугам.
6. Рекламация
Еще один виды документа в деловой переписке – рекламация. Этим форматом пользуются, если необходимо уведомить о том, что какие-то обязательства по отношению к вам остались невыполненными. Несмотря на то, что это довольно «неприятный» формат, письмо все равно пишется в спокойном, деловом тоне.
В статье по ссылке рассказали, что означают скобки в переписке – как открытые, так и закрытые.
7. Поздравление
Нельзя забывать и о праздниках – как общенародных (Новый год или 8 марта), так и узконаправленных (например, день строителя). Почему бы не поздравить клиентов и партнеров? Так принято, это хороший тон – и в этом случае можно даже вложить несколько неформальную открытку.
8. Оферта
Этот формат несколько схож с коммерческим предложением, но здесь присутствует конкретика, направленная на получателя. Описываться могут не только условия сотрудничества, но и точные сроки, суммы, детали доставки и так далее.
Теперь вы знаете, какие виды деловой переписки существуют – какое бы письмо вы не составляли, всегда руководствуйтесь базовыми правилами. Будьте вежливым, корректным, не уходите в формальности, но и не позволяйте себе легкомыслия.
