Правила деловой переписки по электронной почте сложны – их довольно много. Основные: указывайте тему письма, здоровайтесь и обращайтесь к получателю по имени-отчеству, пишите емко и коротко, не забывайте о форматировании. Значение играет правильное оформление вложений и вежливое прощание.
Не забывайте о теме письма
Этика деловой переписки по электронной почте действительно существует – и не просто так, ведь рабочее общение отличается от дружеского, неформального. Без лишних предисловий перейдем сразу к делу и расскажем о том, как правильно писать такие письма.
В деловой электронной переписке есть общепринятые правила, первое из них – всегда заполняйте поле «Тема». Оставлять его пустым нельзя, это признак дурного тона. Более того, желательно максимально коротко конкретизировать тему. Например, если вы работаете в ООО «Ромашка» и отправляете контрагенту закрывающие документы, то так и пишите: «ООО «Ромашка», акт и счет по договору №123».
Правильно обращайтесь к адресату
Этикет деловой переписки по электронной почте предполагает, что вы конкретизируете свое обращение – ведь вы общаетесь с конкретным человеком. Достаточно просто указать имя и отчеств (или только имя, если ваш стиль общения это допускает – но с обращением на «вы»). Добавлять сложные конструкции вроде «многоуважаемый» не стоит.
Ранее рассказали, как пользоваться Google Meet на смартфоне и компьютере.
Не забывайте о приветствии
Разумеется, мало назвать человека по имени, с ним стоит поздороваться. В рабочем общении лучше использовать нейтральное «Здравствуйте» или «Добрый день».
От приветствий «Доброго времени суток» или «Приветствую» лучше отказаться, «Доброе утро» и «Добрый вечер» также допустимы.
Отформатируйте текст
Правила деловой электронной переписки подразумевают, что письмо можно будет прочитать легко, не напрягая глаза, не делая массу попыток вникнуть в содержание. С содержанием разберемся чуть позже, а пока отметим – текст нужно форматировать.
Что это значит? Придерживайтесь единого стиля, пишите неброским шрифтом среднего размера (разбирать крошечные буквы сложно, еще хуже, если текст буквально кричит с экрана).
Разделите текст на абзацы, не забывайте о прописных и строчных буквах (никакого CAPS LOCK быть не должно). Подчеркивания, курсив, выделение цветом допускаются в самых крайних случаях, только если это действительно оправдано.
Пишите коротко и емко
Переходим к обещанному содержанию – ваше письмо должно быть емким и понятным, написанным простым языком. Деловая переписка по электронной почте – это не неформальное общение, получатель должен сразу вникнуть в суть, понять, в чем дело, с легкостью ответить на ваши вопросы.
Разумеется, не нужно писать излишне сухо, рубленными фразами и словами. Но от «воды» лучше отказаться. Поздоровайтесь и сразу переходите к сути – используйте факты, цифры, даты, если это необходимо.
Если предполагается длинный текст с массой информации, лучше вынести все это в отдельный файл и прикрепить как дополнительное вложение. О которых мы сейчас поговорим подробнее!
Правильно оформляйте вложения
Откройте любой из примеров деловой переписки по электронной почте – правила гласят, что вы должны корректно оформлять вложение. Если в тексте письма есть фраза о вложенном файле – не забывайте о нем.
Скорее читайте: Виды деловых переписок с конкретными примерами.
Файл нужно назвать так, чтобы получатель сразу мог понять, о чем идет речь – и потом с легкостью найти его среди сохраненных документов на компьютере.
Обязательно попрощайтесь
Письмо всегда нужно завершать. Правила электронной переписки в деловом общении гласят, что простого «Всего доброго» будет достаточно. В конце письма уместно напомнить, что вы ждете ответа (или каких-то иных действий).
Пишите только в рабочее время
Золотое правило, которое мы приберегли напоследок. Рабочее общение должно осуществляться только в рабочее же время – учитывайте это, если у вас есть партнеры или клиенты, живущие в других часовых поясах.
Все возможные примеры деловой переписки по электронной почте теряют свою актуальность, если вы станете посылать сообщения посреди ночи – кому такое понравится? В большинстве почтовых клиентов есть возможность отложенной отправки: вы можете составить текст, добавить вложения и запланировать письмо на определенное время.
Правила ведения деловой переписки по электронной почте обязательно необходимо запомнить – и применять на практике. Если вы хотите поддерживать хорошие рабочие отношения, рассчитывать на долгосрочное сотрудничество и взаимную выгоду, следует соблюдать этикет.
